letzte Woche habe ich Ihnen erzählt, wie meine Post seit Monaten beinahe vollständig von selbst sortiert, abgelegt und aufgearbeitet wird. Damit war ein lästiger Stapel vom Tisch.
Aber das war erst der Anfang.
Sobald die Post einmal digital vorliegt, passiert etwas Eigenartiges: Sie ist nicht mehr nur „abgehakt“. Sie wird zu einer Information, mit der ich weiterarbeiten kann.
Ein Beispiel: Ein Brief vom Finanzamt kommt rein. Hohe Priorität, klare Frist. Früher hätte ich ihn geöffnet, kurz gelesen, zur Seite gelegt — und dann eine Woche lang nicht mehr angefasst. Ich muss ehrlich gestehen: Steuern und Finanzamt sind mit das Lästigste, was ich mir vorstellen kann. Obwohl ich genau weiß, dass es zu den wichtigsten Dingen gehört, mit denen sich ein Unternehmer beschäftigen muss. Vermutlich kennen Sie das Gefühl.
Heute bekomme ich stattdessen eine ruhige Erinnerung: „Brief vom Finanzamt, Frist 14 Tage, ein Antwortentwurf liegt bereit.“ Ich passe den Entwurf bei Bedarf an — und erledige es direkt. Weil es nicht mehr eine vage Aufgabe auf einer Liste ist, sondern ein konkreter Schritt, der vor mir liegt.
So weit zum ersten Informationsfluss. Denn es gibt ja noch zwei weitere, die täglich auf einen einprasseln. Und der lästigste davon ist die E-Mail.
Hunderte Mails. Jeden Tag.
Lesen. Einordnen. Antworten. Anhänge verstehen, Anhänge speichern. Manche Mails kosten mich eine ganze Stunde, weil ich erst Informationen zusammensuchen, die passende Formulierung finden und die richtigen Anhänge zusammenstellen muss. Ein echter Zeitfresser.
Also bin ich hier denselben Weg gegangen wie bei der Post. Auf meinem CRM lebt MIA — Mein Intelligenter Assistent. MIA hat Zugriff auf mein Mail-Postfach und prüft es alle zehn Minuten.
Weil MIA in meinem CRM lebt, weiß sie auch, wer mein Kunde ist. Sie unterscheidet sauber zwischen einer echten Anfrage, einer Rechnung, einer Mahnung, einer Werbemail oder schlichtem Spam. Was wichtig ist, landet bei mir auf dem Schreibtisch. Was dringend ist oder ein Problem darstellt, geht automatisch in den Fallmanager — dazu nächste Woche mehr. Was nur abgelegt werden muss, wird abgelegt.
Und dann der Moment, in dem ich selbst gestaunt habe
Vor ein paar Tagen rief ein Kunde an und wollte Informationen zu einem Projektangebot haben. Ich wusste nur: das war irgendwann im Winter — vermutlich November oder Dezember. Wir hatten damals reichlich Mails hin und her geschrieben. Welche genau? Keine Ahnung.
Früher wäre ich jetzt losgezogen. Filter auf, nach Absender sortiert, nach Datum eingegrenzt, dann durch die Treffer geklickt. Eine halbe Stunde mindestens. Vielleicht länger, weil ich mich an die genaue Schreibweise des Projektnamens nicht mehr erinnerte.
Stattdessen habe ich das MIA in ganz normalen Worten gesagt — so, als würde ich mit einem Mitarbeiter sprechen: „MIA, suche mir bitte mal die Mails zu dem Projekt mit Kunde X. Ich glaube, das war im Winter, November oder Dezember.“
Minuten später hatte ich nicht nur die richtige Konversation vor mir. Sondern eine saubere Liste, jede Mail mit Datum, Betreff, dem dazugehörigen Anhang. Sortiert. Lesbar. Direkt nutzbar.
Ich konnte den Kunden zurückrufen, bevor mein Kaffee kalt war.
Nach meiner bisherigen Erfahrung, Nutzung und Tests kann ich im Kern sagen: Wenn Sie sich eine Aufgabe vorstellen können, kann MIA sie ausführen. Eine massive Hilfestellung für den Mail- und Postbearbeitungsprozess.
Und wie MIA mich dort Schritt für Schritt durch die Bearbeitung führt, ohne dass ich selbst überlegen muss, was als Nächstes ansteht.