Wer hat bezahlt, wer nicht – und der Ort, an dem alles zusammenläuft

In den letzten zwei Wochen haben wir über zwei der drei großen Informationsflüsse gesprochen — Post und E-Mails. Diese Woche fehlt noch der dritte: die Bank.

Wer hat bezahlt, wer nicht. Wer steht im Rückstand. Habe ich jemanden übersehen. Diese tägliche Prüfung kostete mich früher viel Zeit. Bei den Rechnungs­ausgängen ist es noch relativ angenehm, solange jeder Kunde mit der richtigen Rechnungsnummer überweist. Sobald jemand sie vergisst oder falsch schreibt, geht das Suchen, Zuordnen und Als-bezahlt-markieren los. Und am Ende muss ich auch noch entscheiden, ob ich Mahnungen rausschicke. Bei den Rechnungs­eingängen muss man ohnehin genauer prüfen, ob jede Abbuchung wirklich zu einer Rechnung gehört, die ich auch tatsächlich erhalten habe.

Das Problem habe ich weitgehend geklärt. Mein CRM hat eine direkte Schnittstelle zur Bank. Jeden Morgen werden die Kontostände abgerufen und gespeichert. Und weil meine Post und meine E-Mails inklusive aller Rechnungen ja längst sauber im System liegen, prüft das System die Buchungen anhand von Kunde, Rechnungsnummer und Summe — und ordnet automatisch zu. Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Bezahlt-Markierung. Alles ohne mein Zutun.

Wenn etwas nicht eindeutig zuzuordnen ist, landet der Vorgang automatisch im Fallmanager.

Der Fallmanager

Der Fallmanager ist inzwischen mein Hauptaufenthaltsplatz. Denn dort landet alles, was ich erledigen muss. Kundenanfragen. Problemfälle. Kritische Anschreiben von Institutionen. Mahnungen. Unklare Zahlungsvorgänge. Alles sauber nach Priorität und Datum sortiert — gefiltert und im Detail bearbeitbar.

Und Mia macht jetzt etwas Praktisches: Sie wertet jeden Fall aus und macht mir einen Vorschlag. Sie erklärt in Kurzform, was das Problem ist, und sagt direkt, was als Nächstes sinnvoll wäre. Das kann eine Mail­antwort sein, oder eine Antwort auf ein Schreiben, das ohnehin schon im System liegt. Sie sagt mir auch: „Die Rechnung 1432 ist seit 45 Tagen offen — ein Mahnschreiben wäre fällig.“ Und andersherum: Wenn ich selbst mal in Verzug bin, mahnt Mia mich an und weist darauf hin, dass eine Zahlung dringend ist.

Was bleibt für mich

Im Wesentlichen eine Kontrollfunktion. Ich überprüfe Mias Vorschläge, passe sie bei Bedarf an, klicke auf „senden“ oder „erledigt“. Das ist es. Was früher Stunden an Post, Mails und Zahlungsabgleich war, ist heute eine Aufgabe von ein, zwei Stunden am Tag — mit dem ruhigen Gefühl, nichts zu vergessen.

Seitdem ich so arbeite, kann ich mit gutem Gewissen sagen: Es entlastet mich. Spürbar.