In den letzten drei Wochen habe ich Ihnen drei Informationsflüsse gezeigt — die Post, die E-Mails und die Bank. Heute schließe ich den Kreis mit dem, was am Ende aus all dem herausfallen muss: die Steuer.
Das war jahrelang die ungeliebteste Aufgabe am Monatsende. Je nach Monat ein halber bis eineinhalb Tage Arbeit — Belege aus Schubladen, Aktenordnern und Hosentaschen zusammensuchen, sortieren, beschriften, eintragen. Immer das gleiche dumpfe Gefühl: hoffentlich habe ich nichts vergessen.
Heute läuft das anders. Jeder Beleg, der bei mir ankommt — egal ob als Brief, PDF im Mailpostfach oder Foto vom Handy — landet automatisch im Belegarchiv. Mia liest ihn aus: Datum, Lieferant, Betrag, Mehrwertsteuer. Sie ordnet ihn dem richtigen Konto im Kontenplan zu (das ist diese Liste mit den vierstelligen Nummern, die Ihr Steuerberater am Jahresende sehen will) und verknüpft ihn mit der passenden Bankbuchung, sobald die hereinkommt.
Wenn etwas nicht zusammenpasst, landet der Fall im Fallmanager — genau wie letzte Woche beschrieben. Eine Abbuchung von der Bank, zu der kein Beleg existiert. Oder umgekehrt: ein Beleg, der noch nicht bezahlt wurde. Mia sagt mir dann zum Beispiel: „Die Telekom hat am 3. Juni 89 Euro abgebucht, aber im Postfach liegt keine Rechnung. Soll ich nachfragen?“ Und ich entscheide.
Die Einnahme-Überschuss-Rechnung schreibt sich von selbst
Aus diesem Zusammenspiel ergibt sich Tag für Tag eine fertige Einnahme-Überschuss-Rechnung. Nicht am Quartalsende, nicht im nächsten April, sondern jetzt gerade in diesem Moment. Ich kann jederzeit reinschauen und sehe meinen Gewinn seit dem 1. Januar. Auf den Cent.
Was mich anfangs überrascht hat: Dabei sind unterwegs richtig viele kleine Fehler aufgefallen, die jahrelang niemand bemerkt hatte. Privatentnahmen, die im falschen Konto verbucht waren. Doppelte Buchungen aus alten Datenimporten. Mia hat das alles ruhig nachgezogen und in einem Prüfprotokoll dokumentiert — falls das Finanzamt mal fragt, ist die Spur da.
Was bleibt für mich
Einmal im Monat schaue ich kurz drauf. Stimmen die Salden mit dem überein, was die Bank sagt. Sind die Auto-Buchungen plausibel. Ist alles, was Mia als unsicher markiert hat, geklärt. Das ist es.
Am Monatsersten legt das System automatisch einen Ordner an mit allen Belegen, Kontoauszügen und der Buchungsliste — fertig für meinen Steuerberater. Und weil mein System inzwischen auch direkt mit DATEV verbunden ist (das ist die Software, mit der die meisten Steuerberater arbeiten), spiele ich auf Knopfdruck alles dort ein. Was früher mehrere Tage Sortier- und Tipparbeit war, ist heute genau das: ein Knopfdruck. Und ehrlich gesagt — meistens muss ich nicht mal mehr klicken. Mia macht es selbst und schreibt mir eine kurze Mail, wenn der Ordner bereit liegt.
Das ist für mich persönlich die größte Erleichterung der letzten zwei Jahre gewesen. Nicht spektakulär. Aber jeden Monatswechsel spürbar.